Porady
Dlaczego dokumenty powinny być utylizowane w niszczarce?
Dokumenty zawierające dane wrażliwe, poufne lub zastrzeżone powinny być niszczone przy użyciu niszczarki do papieru z jednego prostego powodu: bezpieczeństwo danych. Niezależnie od tego, czy chodzi o osobistą kartę kredytową, dane klientów czy dokumentację podatkową - pełne imiona i nazwiska, daty urodzenia, podpisy i szczegóły dotyczące kont zachęcają przestępców do kradzieży danych. Tymczasem można na tym zarobić sporo pieniędzy. W sferze prywatnej możliwe jest opróżnianie kont, wykorzystywanie adresu e-mail do wysyłania spamu lub nadużywania czyjejś tożsamości. W środowisku biznesowym efektem może być uszczerbek na reputacji, utrata klientów lub straty finansowe.
Osoby prywatne mogą w dużej mierze same zdecydować, czy niszczyć płyty CD z ważnymi danymi, płyty DVD, karty kredytowe czy dokumenty podatkowe za pomocą niszczarki do papieru. Jest to jednak zalecane w celu ochrony własnych danych.
Odmienna sytuacja prawna dotyczy spółek. Są one zobowiązane do niszczenia niektórych dokumentów. Podstawą tego obowiązku są następujące przepisy:
DIN 66399
Norma DIN 66399 zapewnia przedsiębiorstwom dokładne ramy, w jakich dokumenty muszą być niszczone. Proces niszczenia powinien jednak pozostać w rozsądnych granicach pod względem kosztów i nakładu pracy. Pomaga w tym zawarta w normie klasyfikacja danych na klasy ochrony i poziomy bezpieczeństwa.
Klasy ochrony i poziomy bezpieczeństwa według DIN 66399
Dokumenty najpierw są klasyfikowane z wykorzystaniem trzech klas ochrony. Poziomy bezpieczeństwa określają rodzaj dokumentów i wysiłek, jaki byłby wymagany do ich odtworzenia.
| Klasa ochrony | Poziom bezpieczeństwa | Zastosowanie | Możliwość powielania danych | Rodzaj cięcia |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Zalecany dla nośników danych o treści ogólnej, np. dokumenty prywatne, katalogi. | Możliwe do wykonania w krótkim czasie bez narzędzi i specjalistycznej wiedzy. | Cięcie na paski lub cięcie na wióry |
| 1 | 2 | Zalecane dla nośników danych z danymi wewnętrznymi, np. do komunikacji wewnętrznej firmy. | Możliwe z pomocą i specjalnym nakładem czasu. | Cięcie na paski lub cięcie na wióry |
| 1/2 | 3 | Zalecany dla nośników danych zawierających wrażliwe i poufne dane, np. analizy sprzedaży, dokumenty podatkowe, dane osobowe. | Możliwe tylko przy znacznym wysiłku ludzi, z narzędziami i znacznym nakładzie czasu. | Cięcie na paski lub cięcie na wióry |
| 2/3 | 4 | Zalecany do nośników danych zawierających wrażliwe i poufne dane, np. bilanse, karty wynagrodzeń, umowy o pracę, akta osobowe. | Możliwe tylko przy użyciu niehandlowego sprzętu i specjalnych konstrukcji. | Cięcie drobne |
| 2/3 | 5 | Zalecane dla nośników danych z danymi, które należy zachować w tajemnicy, np. analizy konkurencji, dokumenty procesowe, dokumenty badawcze. | Mało prawdopodobne zgodnie ze stanem wiedzy. | Cięcie drobne |
| 3 | 6 | Zalecane dla nośników danych z danymi, które mają być utrzymane w tajemnicy, jeśli muszą być zachowane wyjątkowo wysokie środki bezpieczeństwa, np. patenty, plany budowlane. | Niemożliwe według stanu techniki. | Cięcie drobne |
| 3 | 7 | Zalecane dla nośników danych z danymi ściśle tajnymi, gdy muszą być zachowane najwyższe środki ostrożności, np. informacje służb specjalnych lub wojskowych. | Niemożliwe według stanu techniki. | Cięcie drobne |
Aby niszczenie danych było sensowne i oszczędzało czas, dokumenty przeznaczone do niszczenia powinny być rozdzielone według poziomu bezpieczeństwa. Jeśli to nie jest możliwe, należy zniszczyć dokumenty zgodnie z wyższym poziomem bezpieczeństwa. Dzięki temu unikniemy nieodpowiedniego niszczenia dokumentów.
Cięcie paskowe dla niskich poziomów bezpieczeństwa
Cięcie drobne jest odpowiednie dla wszystkich poziomów bezpieczeństwa
Klasyfikacja materiału
Z reguły dane wrażliwe znajdują się nie tylko na papierze, ale także na wielu różnych nośnikach. Należy również uwzględnić to zgodnie z DIN 33699-1. Niszczarki dokumentów, które mogą niszczyć odpowiednie nośniki danych, są oznaczone literą, po której następuje poziom bezpieczeństwa. Na przykład O-1.
| Skrót | Przedstawienie informacji | Przykłady |
|---|---|---|
| P | Wielkość oryginalna | Papier, folia, formy drukowe |
| F | Zmniejszona wielkość | Mikrofilm, folia |
| O | Optyczne nośniki danych | CD, DVD |
| T | Magnetyczne nośniki danych | Karty identyfikacyjne, dyskietki |
| H | Dyski twarde z magnetycznym nośnikiem danych | |
| E | Elektroniczne nośniki danych | Pamięci USB, karty chipowe, półprzewodnikowe dyski twarde, karty pamięci |
Gęstość zapisu lub wielkość reprezentacji informacji zależy od rodzaju nośnika danych. Na przykład na kartce papieru znajduje się stosunkowo niewiele informacji. Dla porównania, karty chipowe ze swoimi komórkami pamięci lub płyty CD ze swoimi ścieżkami danych zawierają znacznie więcej danych na mniejszej powierzchni. Aby skutecznie zniszczyć dane, pocięte przez niszczarkę cząstki materiału muszą być odpowiednio małe przy dużej gęstości zapisu, aby uniemożliwić ich odtworzenie. Klasyfikacja materiału i poziom bezpieczeństwa mogą być wykorzystane do poznania wielkości cząstek materiału. Na przykład:
| Poziom bezpieczeństwa | P (rozmiar oryginalny) | O (optyczne nośniki danych) | H (Dyski twarde z magnetycznym nośnikiem danych) |
|---|---|---|---|
| 1 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 2.000 m² lub szerokość taśmy maks. 12 mm | Powierzchnia cząstek materiału maks. 2.000 mm² | Dysk twardy mechanicznie/elektronicznie nie działa |
| 2 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 800 mm² lub szerokość taśmy maks. 6 mm | Powierzchnia cząstek materiału maks. 800 mm² | Uszkodzenie nośnika danych |
| 3 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 320 mm² lub szerokość taśmy maks. 2 mm | Powierzchnia cząstek materiału maks. 160 mm² | Nośnik danych zdeformowany |
| 4 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 160 mm² | Powierzchnia cząstek materiału maks. 30 mm² | Nośnik danych wielokrotnie podzielony i zdeformowany, powierzchnia cząstek materiału maks. 2.000 mm² |
| 5 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 30 mm² | Powierzchnia cząstek materiału maks. 10 mm² | Nośnik danych podzielony i zdeformowany więcej niż raz, powierzchnia cząstek materiału maks. 320 mm² |
| 6 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 10 mm² | Powierzchnia cząstek materiału maks. 5 mm² | Nośnik danych podzielony i zdeformowany więcej niż raz, powierzchnia cząstek materiału maks. 10 mm² |
| 7 | Powierzchnia cząstek materiału maks. 5 mm² | Powierzchnia cząstek materiału maks. 0,2 mm² | Nośniki danych wielokrotnie podzielone i zdeformowane, powierzchnia cząstek materiału maks. 5 mm² |
DSGVO/RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Europejskie ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych generalnie zabrania firmom przetwarzania danych osobowych klientów i pracowników, czyli przechowywania i przetwarzania takich danych. Jeśli nie ma wyraźnie dozwolonego, prawnie uregulowanego wyjątku od wykorzystania danych, zebrane dane muszą zostać zniszczone lub usunięte. Procesy te muszą być wewnętrznie udokumentowane. Jeśli chodzi o warunki ramowe dotyczące niszczenia akt, RODO odwołuje się do normy DIN 66399.
BDSG Federal Data Protection Act (federalna ustawa o ochronie danych)
Federalna ustawa o ochronie danych osobowych definiuje usunięcie danych jako "uczynienie przechowywanych danych osobowych nierozpoznawalnymi" (§3 ust. 4 pkt 5). Federalna ustawa o ochronie danych nie nakazuje, jak powinien przebiegać proces niszczenia. Natomiast §9 i §11 regulują środki techniczne i organizacyjne, a także ogólne warunki, które muszą być przestrzegane przy zlecaniu osobom trzecim gromadzenia danych.
Okresy przechowywania
Niszczarka może być używana dopiero po upływie przepisowych okresów przechowywania danych. Dotyczy to nie tylko firm, ale w niektórych przypadkach także osób prywatnych. Co do zasady okresy dla przedsiębiorców są określone w kodeksie handlowym oraz w kodeksie skarbowym:
Sześć lat powinny być przechowywane pisma handlowe, papiery firmowe oraz dokumenty o znaczeniu handlowym i podatkowym.
Dziesięcioletni okres przechowywania dotyczy na przykład ksiąg handlowych, bilansów otwarcia, sprawozdań z działalności, skonsolidowanych sprawozdań finansowych, faktur przychodzących i wychodzących oraz dowodów księgowych.
Osoby prywatne są zobowiązane do przechowywania faktur i rachunków za usługi podlegające opodatkowaniu przez dwa lata. Dotyczy to dokumentów związanych z pracami rzemieślniczymi i budowlanymi na własnej posesji lub we własnym domu.
Jakie dokumenty muszą/powinny być niszczone?
Należy pamiętać, że nie tylko pracownicy przebywający w biurze niszczą dokumenty. Ta opcja musi być również dostępna w biurze domowym. Tutaj wystarczy niszczarka montowana na górze kosza lub niszczarka z małym pojemnikiem na odpady. Ważny jest tu również poziom bezpieczeństwa.
Niszczarki: co jest ważne?
Aby znaleźć odpowiednią niszczarkę, oprócz obserwacji cech istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa, ważne są jej cechy techniczne.
Możliwość cięcia
W zależności od ilości niszczonych nośników danych, w przypadku dokumentów papierowych szczególnie przydatne jest to, że można jednorazowo rozdrobnić kilka arkuszy. W przypadku wielu urządzeń możliwe jest zastosowanie do ośmiu arkuszy.
Pojemnik
Wielkość pojemnika na ścinki zależy również od ilości niszczonych danych. Kosz powinien mieć odpowiednią wielkość, aby nie trzeba było go zbyt często opróżniać. W przypadku gospodarstw domowych lub małych biur, które rozdrabniają odpady tylko od czasu do czasu, wystarczą małe pojemniki o pojemności 4 lub 7 litrów. Biura otwarte, w których z niszczarki korzysta codziennie kilka osób, powinny być zaopatrzone w urządzenie z pojemnikiem zbiorczym o pojemności 100 lub 120 litrów.
Rodzaj nośnika danych
Które nośniki danych mają być zniszczone? Czy jest to tylko papier, czy również płyty CD, DVD lub karty kredytowe? Istnieją łączone niszczarki do papieru, które radzą sobie z różnymi nośnikami.
Dodatkowo niektóre niszczarki do papieru mogą niszczyć zszywki lub spinacze, dzięki czemu papiery, które zostały zszyte razem, nie muszą być najpierw mozolnie rozdzielane.
Typ cięcia
Niszczarki o poziomach bezpieczeństwa 1, 2 i 3 zazwyczaj stosują cięcie w paski, gdzie papier jest cięty na długie, wąskie fragmenty. Paski mają szerokość do ok. 7 mm. Wydajność cięcia urządzeń z cięciem paskowym jest wyższa niż urządzeń z cięciem wiórowym. Niszczą nośniki danych w krótszym czasie.
W przypadku cięcia cząstek lub cięcia poprzecznego nośnik danych jest cięty wzdłuż i w poprzek w celu uzyskania małych cząstek. Wielkość cząstek zależy od poziomu bezpieczeństwa, do którego przypisana jest niszczarka. Ogólnie rzecz biorąc, ta forma niszczenia jest uważana za bezpieczną i nadaje się do dokumentów o wysokim stopniu poufności (poziom bezpieczeństwa od 3 do 7).
Poziom hałasu:
Nie należy lekceważyć poziomu hałasu niszczarek dokumentów, który w przypadku niektórych urządzeń może osiągnąć głośność odkurzacza. Przeszkadza to innym - zwłaszcza gdy trwa rozdrabnianie. Z tego powodu w większych biurach zaleca się stosowanie cichego urządzenia o natężeniu około 50 dB.
Konserwacja: czy niszczarki wymagają oliwienia?
Zwłaszcza jeśli niszczarki dokumentów pracują regularnie, dwa wałki tnące, które poruszają się mechanicznie względem siebie, z czasem ulegają zużyciu. Gdy tylko urządzenie wydaje nietypowe odgłosy, należy je ponownie naoliwić. Jeśli maszyna jest używana regularnie, wystarczy oliwienie raz w tygodniu. W przypadku cięcia wiórowego szczególnie zalecane jest regularne czyszczenie olejem. Pomaga to usunąć cząstki, które zostały uwięzione w wałkach tnących.
Do wyboru jest wiele produktów, takich jak papier olejowy czy olej z butelki.
Papier olejowany: Ten papier w formacie A4 jest umieszczany w niszczarce jak zwykły papier i rozdrabniany przez wałki tnące. Rozdrabnianie uwalnia olej i równomiernie smaruje wałki tnące. Niektórzy producenci zalecają, aby po rozdrobnieniu naoliwionego papieru włożyć niszczarkę do tyłu, aby jeszcze lepiej rozprowadzić olej.
Papier olejowy można jednak stosować tylko wtedy, gdy wałki tnące nie są jeszcze zatkane.
Olej: Jeśli używasz oleju z butelki, musisz mieć pewną rękę i trochę doświadczenia. Zbyt duża ilość oleju może uszkodzić maszynę, zbyt mała ilość oleju nie pomaga przed zużyciem. Wskazówka: Nałóż olej na zwykłą kartkę papieru i używaj jej jak papieru z olejem. Zapewnia to równomierną warstwę oleju na wałkach tnących.