Cyfrowe miejsce pracy: bądź efektywny w biurze, na home office i w podróży
Nowoczesna współpraca z dowolnej lokalizacji stała się już standardem. Nie koncentrujemy się już na tym, gdzie, ale jak pracować zespołowo. Stałe godziny pracy oraz tradycyjne miejsca zatrudnienia nie odpowiadają dynamicznym wymaganiom współczesnego biznesu. Hybrydowe formy pracy sprawiają, że biznes we wszystkich dziedzinach jest bardziej elastyczny, wydajny i zrównoważony. Praca w modelu hybrydowym jest kluczowa, aby przyciągnąć i zatrzymać wykwalifikowaną kadrę, oferując równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz poprawiając doświadczenia pracowników
Ale w jaki sposób osoby za to odpowiedzialne mogą stworzyć optymalne warunki działania? Jak firmy mogą czerpać korzyści z hybrydowych modeli pracy? Cyfrowe miejsce pracy (ang. digital workplace) - znane również jako cyfrowa przestrzeń robocza lub nowoczesne miejsce pracy - odgrywa kluczową rolę w realizacji pracy hybrydowej. Jest to bowiem podstawa cyfryzacji procesów roboczych, zwiększenia wydajności i wykorzystania sztucznej inteligencji (AI).
Czym jest cyfrowe miejsce pracy?
Cyfrowa współpraca zmieniła zewnętrzną i wewnętrzną komunikację w firmach. Zespoły muszą teraz porozumiewać się w sprawny i zdalny sposób. Komunikacja na odległość między pracownikami, partnerami biznesowymi i klientami wyraźnie przybrała na sile. Wymiana informacji odbywa się standardowo za pośrednictwem kanałów online i platform UCaaS (Unified Communications as a Service). W tym celu firmy potrzebują infrastruktury do komunikacji i współpracy, z których ich pracownicy mogą korzystać niezależnie od lokalizacji i za pomocą wszystkich odpowiednich urządzeń końcowych, takich jak komputery PC, laptopy i smartfony.
Cyfrowe miejsce pracy oznacza wydajną, mobilną oraz bezpieczną pracę opartą na nowych technologiach i narzędziach cyfrowych. To w pełni zdigitalizowana, niezależna od lokalizacji strefa pracy, która wspiera nowoczesne procesy biznesowe.
Cyfrowe miejsce pracy całkowicie przenosi przepływy pracy do przestrzeni wirtualnej. Pracownicy korzystają z przestrzeni roboczej, aby uzyskać dostęp do aplikacji, usług, narzędzi i danych, które umożliwiają współpracę w sieci. Celem jest udostępnienie wszystkich wymaganych informacji w dowolnym czasie, miejscu i bardzo szybko. Umożliwia to zespołom przełączanie się między różnymi lokalizacjami i harmonogramami.
Firmy, które chcą odnieść sukces w przyszłości, muszą ukierunkować swoją kulturę korporacyjną na innowacje i zrównoważony rozwój. Każdy pracownik przyczynia się do tworzenia wartości. Tym ważniejsze jest zapewnienie wszystkim optymalnych warunków pracy. W ten sposób każde ogniwo łańcucha może dać z siebie wszystko.
Cyfrowa przestrzeń robocza spełnia wiele wymagań nowoczesnych firm:
Pracownicy i zespoły cenią sobie indywidualne, wolne od zakłóceń miejsce pracy z wysokim poziomem integracji dla inteligentnej, mobilnej pracy. Praktycznym rozwiązaniem jest połączenie komunikacji na platformie, która oferuje wszystkie niezbędne funkcje i jest akceptowana przez wszystkich pracowników. Cyfrowe środowisko pracy ogranicza konieczność zmiany konfiguracji poprzez przeskakiwanie między różnymi narzędziami. Tłumaczenia online i transkrypcja spotkań na żywo, funkcje pomocy AI i automatyczne podsumowania spotkań oszczędzają cenny czas..
W wyspecjalizowanych działach istotna jest szybka wymiana wiedzy, wspólna edycja i udostępnianie dokumentów oraz dostęp do wyników pracy.
Marketing i sprzedaż opierają się na wysokiej dostępności danych rynkowych i danych klientów. Coraz ważniejsze stają się również kampanie wielokanałowe i pozyskiwanie informacji z kanałów mediów społecznościowych.
Działy IT dążą do zapewnienia niezawodnej, bezpiecznej i łatwej w utrzymaniu infrastruktury IT.
Kierownictwo chciałoby wzrostu produktywności i wydajności przy jednoczesnym obniżeniu kosztów, skróceniu cykli wdrażania innowacji, bezpieczeństwie inwestycji i poprawie konkurencyjności.
Cyfrowe miejsce pracy to całościowa koncepcja, która wymaga wdrożenia strategii w wielu obszarach. To jedyny sposób na połączenie materiałów, narzędzi i organizacji w różnych działach.
Wszystko zaczyna się od środowiska pracy (pokój i biurko), następnie od osobistego sprzętu roboczego (komputer PC, notebook, urządzenie wielofunkcyjne i smartfon) i technologii (oparte na chmurze centrum interdyscyplinarnej pracy zespołowej), a kończy na ludziach (wdrażanie i zwiększanie akceptacji użytkowników poprzez szkolenia). Patrząc z szerszej perspektywy, cyfrowe miejsce pracy to nie tylko wymóg dotyczący pomieszczeń, sprzętu i oprogramowania, ale także projektowania procesów biznesowych i całej organizacji..
Wiele firm osiągnęło podstawowe możliwości pracy zdalnej i zdigitalizowało część miejsca zatrudnienia. Dostępność technologii często nie jest jednak jeszcze na tyle zaawansowana, aby można było skonfigurować wszystkie stacje robocze, które można zdigitalizować.
Każda firma stosuje własne podejście do cyfrowego miejsca pracy. W ramach ciągłego procesu odkryj, która forma i rodzaj modeli pracy hybrydowej najlepiej odpowiada potrzebom Twojego przedsiębiorstwa. Zidentyfikuj przeszkody i określ cele dla swojego miejsca pracy. Nie wszystko musi odbywać się online i nie wszystko musi mieć miejsce w biurze. Określ konkretny zapotrzebowanie na wyposażenie w kamery, mikrofony, zestawy słuchawkowe i rozwiązania do sal konferencyjnych..
Wydajność i doświadczenie pracowników są ważnymi czynnikami sukcesu w hybrydowych scenariuszach pracy. Zespoły hybrydowe w dużym stopniu zależą od technologii w cyfrowym miejscu pracy. Osoby, które korzystają z odpowiednich mobilnych urządzeń, mogą dzięki cyfrowemu miejscu pracy pracować produktywnie i zorientowanie na cele w dowolnym miejscu. Aby wyniki były właściwe, pracownicy potrzebują dobrych narzędzi pracy, które pasują do preferowanego miejsca wykonywania zadań: biuro, home office lub mobilnego. Potrzebują urządzeń, które mogą być używane elastycznie i są łatwe w zarządzaniu. Wyposażone w szybkie Wi-Fi i 5G, nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracować niezależnie od czasu i lokalizacji.
Wybór technologii opiera się przede wszystkim na wymaganiach firmy. Ważną rolę odgrywają również potrzeby i komfort pracowników. Użytkownicy korzystający głównie z urządzeń mobilnych często wybierają kompaktowe i energooszczędne notebooki o niskiej wadze i długim czasie pracy na baterii. Notebooki zorientowane na wydajność oferują wymagającym osobom wysoką wydajność w złożonych procesach.
Ważne jest również, aby spojrzeć na koncepcje trwałości i obsługi, aby zespoły pozostawały w kontakcie przez długi czas, a działy IT były odciążone. Firma Conrad oferuje w tym celu odpowiednie klasy urządzeń w różnych kategoriach wyposażenia i wydajności.
Wskazówka: Wzmocnij umiejętności cyfrowe i motywację swoich pracowników. Oferuj w tym celu kursy szkoleniowe.
Często zaniedbywanymi aspektami sprzętu do cyfrowego miejsca pracy są urządzenia peryferyjne i akcesoria. Wydajność spada, ponieważ brakuje zestawów słuchawkowych i kamer wideo odpowiednich dla biznesu, które umożliwiałyby optymalne przesyłanie obrazu i dźwięku w obie strony. Wysokiej jakości zestaw słuchawkowy tłumi hałas otoczenia i może być wygodnie noszony przez wiele godzin. Brak stacji dokującej lub drugiego monitora może również ograniczyć elastyczność laptopów. Pamiętaj także o takich pozornie drobnych rzeczach, jak kable do zewnętrznych monitorów oraz osłony ekranu zabezpieczające prywatność dla osób korzystających z komunikacji miejskiej. Niezbędna jest również solidna torba, w której użytkownicy mogą bezpiecznie przechowywać i transportować swoje notebooki wraz z akcesoriami.
Hybrydowe wideokonferencje, czaty, wirtualne przestrzenie, wirtualne tablice oraz wydarzenia: Wymagania firm są różnorodne i ulegają zmianie. Czy irytuje Cię nieefektywność hybrydowej komunikacji i współpracy w Twojej firmie? W takim razie nadszedł czas, aby zoptymalizować procesy za pomocą odpowiedniej platformy chmurowej.
Dzięki Microsoft 365 jako rozwiązaniu biurowemu wiele firm ma już dobry punkt wyjścia dla cyfrowego miejsca pracy. Microsoft Teams, Zoom i podobne platformy pozwalają zwiększyć intensywność kontaktów w cyfrowym miejscu pracy i usprawnić przepływ informacji podczas współpracy. Łączą one komunikację korporacyjną na jednej platformie i tworzą ekosystem globalnej współpracy. Firmy mogą swobodnie wybierać, gdzie i w jaki sposób odbywa się wymiana oraz jakie urządzenia są do niej wykorzystywane.
Platforma oferuje możliwość współpracy w czasie rzeczywistym, udostępniania plików, zawartości ekranu i wymiany komentarzy. Pracownicy mogą płynnie przełączać się między telefonem, wideo i czatem, wysyłać pliki, udostępniać treści i planować spotkania. Wirtualne tła przekształcają dowolną lokalizację w biuro. Za jego pomocą odbywa się również komunikacja z usługodawcami, dostawcami, klientami i kandydatami. Kontrola dostępu i szyfrowanie zapewniają, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do usługi w chmurze.
Wskazówka: Wspólne aplikacje biznesowe można zintegrować z platformami. Przełączanie się między różnymi aplikacjami w cyfrowym środowisku pracy nie jest już konieczne.
Na nowo przemyśleć sale konferencyjne w kontekście pracy hybrydowej
Digitalizacja i hybrydowe modele pracy prowadzą do zmiany funkcji biura: obok koncepcji desk-sharing dla skupionej pracy, na pierwszy plan wysuwają się małe i duże sale konferencyjne jako miejsca współpracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie, wideokonferencję, prezentację, burzę mózgów czy webinar, dostosuj swoje sale konferencyjne do pracy hybrydowej i daj swoim pracownikom wybór. Nowe koncepcje przestrzeni stają się coraz ważniejsze dla kreatywnej wymiany i osobistych spotkań. Dodatkowo, obszary lounge stają się miejscem na zrelaksowaną burzę mózgów i integrację.
W przypadku procesów współpracy firmy potrzebują pomieszczeń zorientowanych na pracę zespołową, wyposażonych w nowoczesną technologię wideo i audio. Skuteczne metody współpracy zwiększają produktywność i zadowolenie zespołu - czy to poprzez szybkie rozpoczęcie spotkania hybrydowego, bezprzewodowe udostępnianie ekranu czy komentarze w czasie rzeczywistym na cyfrowej tablicy. Z drugiej strony, nieefektywne spotkania kosztują czas i pieniądze.
Decydując się na hybrydowe sale wideokonferencyjne, należy upewnić się, że sprzęt i oprogramowanie są dostosowane do planowanego celu. Warto też pomyśleć o systemie rezerwacji, za pomocą którego zespoły będą mogły organizować obłożenie sal konferencyjnych.