Wybór dostawców » Zawężanie i analiza istotnych dostawców dla firmy
Autor: Conrad.pl, 01.08.2023
Co sprawia, że firma odnosi sukces? Jakość oferowanych produktów i usług, dobry stosunek jakości do ceny i innowacyjny design to absolutnie kluczowe czynniki, które najpierw przychodzą na myśl.
Jednak wiele osób nie bierze pod uwagę, że aby firmy mogły w ogóle oferować swoje produkty, muszą one najpierw same stać się klientem i nabywać materiały, części oraz usługi od dostawców i poddostawców. Znalezienie odpowiednich hurtowni i wybór tych dostawców ma zatem decydujący wpływ na ogólny sukces przedsiębiorstwa. Chętnie wyjaśnimy, jak to zrobić i co należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.
Chodzi o wybór dostawców, z którymi firma chciałaby współpracować. Jednak to, co wydaje się być dość prostym zadaniem, w rzeczywistości jest skomplikowanym procesem, który musi być dobrze przemyślany i zaplanowany.
Złożony proces
Wybór dostawców jest obszarem logistyki zaopatrzenia i składa się z kilku etapów: najpierw należy zidentyfikować potencjalnych sprzedawców, a następnie zawęzić "pulę kandydatów". Po określeniu możliwej do zarządzania grupy potencjalnych dostawców i podwykonawców, są oni porównywani i oceniani na podstawie określonych kryteriów. Następnie następuje nawiązanie kontaktu z najlepiej ocenianymi dostawcami i negocjacje kontraktowe.
Małe i duże firmy
Po pierwsze, nie ma znaczenia, czy jesteś małą firmą, czy dużą korporacją. Zasadniczo proces pozostaje taki sam. Różne mogą być jednak zasoby zaangażowane w poszukiwania, a także zdolność negocjacyjna, jeśli chodzi o ustalanie warunków umowy.
Zarządzanie dostawcami pod kątem kosztów
Zasadniczo jednak zawsze zaleca się, aby liczba dostawców i podwykonawców była jak największa, w celu ograniczenia wysiłku związanego z zarządzaniem zaopatrzeniem. Jest to z pewnością bardziej skuteczne w przypadku małych firm z mniejszą liczbą dostawców, niż w sytuacji dużych korporacji, których zapotrzebowanie na produkty jest większe. Wynika to z faktu, że każdy dostawca, z którym istnieje relacja biznesowa, musi być zarządzany i regularnie oceniany. Oznacza to, że im więcej jest relacji z dostawcami, tym droższe jest nimi zarządzanie.
Rozwiązanie rynkowe dla części typu C
Aby utrzymać koszty pod kontrolą, zaleca się zatem kupowanie kilku grup artykułów od jednego dostawcy zamiast każdego pojedynczego towaru od innej firmy. Ma to tę dodatkową zaletę, że można również zaoszczędzić pieniądze, na przykład dzięki rabatom ilościowym. Innym sposobem na zminimalizowanie wysiłku administracyjnego jest zakup za pośrednictwem platformy handlowej, takiej jak Conrad Marketplace. Proces zakupu, w szczególności części typu C, może być w ten sposób prosty, szybki i bezpieczny.
Niskie koszty
W tym przypadku kwota za sztukę jest najważniejszym czynnikiem decydującym o kosztach - zwłaszcza w przypadku większych transakcji. Te tak zwane koszty bazowe generują największy nakład pracy i są najtrudniejsze do zmniejszenia. Dlatego tak ważne jest, aby od samego początku skupić się na idealnym wyborze dostawcy i negocjować najlepszą cenę za artykuł. Po osiągnięciu tego celu nie należy jednak poprzestawać, ale w regularnych odstępach czasu sprawdzać, czy stosunek kosztów do efektywności jest nadal prawidłowy. Jeśli tak nie jest, należy uzgodnić zmiany z danym dostawcą lub, jeśli to konieczne, poszukać nowego.
Zapewnienie jakości produktów
Dobry wybór dostawców ma jednak zasadnicze znaczenie dla sukcesu firmy nie tylko ze względu na koszty. Ma on również wpływ na produkcję i jakość własnych wyrobów spółki. Jeśli dostawca nie może spełnić standardów wydajności, cały łańcuch dostaw może ucierpieć.
Aby temu zapobiec, należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby wybrani dostawcy niezawodnie spełniali wszystkie wymagania i mogli być bez wahania zintegrowani z obiegiem towarów między firmami.
Wspieranie wartości korporacyjnych
Co więcej, decyzja za lub przeciw współpracy z dostawcą może również wpływać na to, jak wartości i wizerunek firmy są postrzegane przez opinię publiczną. Może dojść do sytuacji, w której firma opowiada się za zrównoważonym rozwojem i uczciwymi warunkami pracy, a jej dostawca nie spełnia tych standardów. Zwłaszcza w czasach mediów społecznościowych zazwyczaj nie trzeba długo czekać, aby negatywny wizerunek dostawcy został przeniesiony na samą firmę. Gdy opinia zostanie nadszarpnięta, może minąć dużo czasu, zanim organizacja ponownie stanie się w pełni godna zaufania w oczach konsumentów. Z drugiej strony, dostawcy, których standardy są zgodne z własnymi wartościami, mogą nawet wzmocnić wiarygodność firmy, a tym samym przyczynić się do zadowolenia klientów.
Optymalizacja zarządzania jakością
Jednak nie tylko z czysto ekonomicznych powodów dobry wybór dostawców leży w interesie każdej firmy. Istnieje międzynarodowa norma zarządzania jakością (DIN EN ISO 9001) dla wszystkich firm, które zlecają na zewnątrz część swojego łańcucha wartości - na przykład zamawianie produktów za pośrednictwem dostawców.
Norma ta stanowi, że każda zainteresowana firma musi zapewnić wydajność swoich dostawców. Odbywa się to poprzez systematyczną ocenę dostawców, w ramach której przedsiębiorstwa definiują i wdrażają kryteria zarządzania nimi. Na przykład jakość dostarczanych produktów, elastyczność, cena, niezawodność lub ryzyko niepowodzenia dostawcy.
-
Określenie potrzeb: Które produkty firma wytwarza samodzielnie? Co należy nabyć od dostawców? Czy współpracujemy już z odpowiednimi partnerami, czy muszę zidentyfikować nowych dostawców?
-
Określenie ważnych kryteriów: Co wyróżnia idealnego dostawcę? Co jest ważne we współpracy?
-
Identyfikacja możliwych dostawców: Kto jest dostępny jako kandydat? Jak duże jest moje pole poszukiwań? Czy rozważane jest również globalne źródło, czy ograniczamy identyfikację źródeł dostaw do określonego regionu?
-
Analiza i ocena dostawców: Jakie są plusy, a jakie minusy potencjalnych dostawców? Jak wyglądają profile wydajności? Kto może najlepiej wesprzeć firmę?
-
Wybór dostawcy i zawarcie umowy: Który dostawca najlepiej spełnia wymagania? Jakie przepisy i warunki umowne są istotne? Co musi zawierać umowa pod względem ilości, jakości, terminu dostawy i ceny, aby zapewnić zaufanie i długoterminowe relacje biznesowe?
To, co czyni dostawcę odpowiednim, można określić jedynie w odniesieniu do indywidualnych wymagań firmy. Sama najniższa cena nie zawsze jest decydującym czynnikiem. Inne kwestie, takie jak terminowość dostaw towarów lub niezawodność, są co najmniej tak samo istotne. Możliwe kryteria dla listy kontrolnej mogą być następujące:
Kryteria jakościowe:
-
Jakość towarów
-
Regionalność / bliskość lokalizacji
-
Siła rynkowa
-
Niski poziom błędów i awarii
-
Niezawodność / punktualność dostaw
-
Przejrzystość dostaw
-
Elastyczność
-
Rzetelność
-
Zrównoważony rozwój / neutralność pod względem emisji CO2
-
Potencjał innowacyjności
-
Zachowanie sprzyjające rozwiązywaniu problemów
-
Komunikacja i obsługa klienta
-
Wartości korporacyjne
-
Przepisy dotyczące dobrej woli
-
Proces zamawiania
-
Gwarancja ceny
Kryteria ilościowe:
-
Cena
-
Termin płatności
-
Koszty transportu
-
Koszty pakowania
-
Swoboda negocjacyjna w zakresie ceny i warunków
-
Rabaty (rabat ilościowy, rabat sezonowy itp.)
-
Rabat pieniężny
-
Oferty specjalne
Ocena dostawcy w oparciu o wybrane kryteria - najlepiej połączenie punktów jakościowych i ilościowych. Aby lepiej ocenić zdolności, mocne i słabe strony potencjalnych dostawców, zespół ds. zaopatrzenia powinien ściśle współpracować z zainteresowanymi działami, takimi jak rozwój, produkcja czy zarządzanie materiałami, podczas oceny. Tylko w ten sposób można zapewnić, że rzeczywiście zostanie wybrany najlepszy dostawca dla firmy. Wybór jest zatem procesem strategicznym, na końcu którego powinno znajdować się długotrwałe, oparte na zaufaniu partnerstwo.
Proces selekcji to wieloetapowa procedura, którą można łatwo zrozumieć za pomocą diagramu lejka: Podczas gdy liczba potencjalnych dostawców (A) jest zawężana krok po kroku, ilość informacji (B) zebranych na ich temat wzrasta w tym samym czasie.
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie puli potencjalnych dostawców (1). Ponieważ zawsze należy czerpać z kilku źródeł, poszukiwanie dostawców oznacza prostą, ale dość czasochłonną pracę badawczą.
Następnym krokiem jest zawężenie dostawców (2). Należy z grubsza przeanalizować wszystkich kandydatów i odrzucić tych, którzy w oczywisty sposób nie spełniają naszych wymagań.
W ten sposób powstaje bardziej przejrzysta grupa kandydatów do późniejszej, bardziej dogłębnej analizy i oceny (3). Wskazane jest zaangażowanie kilku osób w proces oceny - najlepiej z różnych działów.
Zapobiega to jednostronnemu podejmowaniu decyzji o wyborze dostawcy (4) z punktu widzenia działu zakupów.
1) Identyfikacja dostawcy
Rozpoczynając identyfikację źródeł zaopatrzenia, pierwszą rzeczą do zrobienia jest zawsze sprawdzenie wewnętrznej puli danych firmy i sprawdzenie, czy być może już pracujesz z odpowiednim kandydatem i czy istniejące relacje biznesowe można rozszerzyć. Ale nawet jeśli znajdziemy takiego kandydata, nie powinniśmy zaprzestawać poszukiwań w tym momencie. Być może nowy dostawca oferuje lepsze warunki? Dobrym źródłem informacji są czasopisma branżowe, targi i wystawy, baza danych Izby Przemysłowo-Handlowej (IHK). Można również popytać w swojej sieci partnerów biznesowych, aby sprawdzić, czy ktoś poleciłby konkretnego dostawcę.
Czyniąc to, należy od samego początku jasno określić, czy chce się prowadzić międzynarodowe poszukiwania. Globalne zaopatrzenie może szybko stać się dość zasobochłonne ze względu na znacznie większą różnorodność dostawców w porównaniu, ale oczywiście ma też wiele zalet. Z drugiej strony, jeśli pożądana jest pewna bliskość, parametry dla określonego zakresu powinny być ustalone od samego początku i zdefiniowane jako kryterium.
2) Ograniczenie dostawców
Po znalezieniu kilku potencjalnych dostawców pierwszym krokiem jest ich zawężenie poprzez odfiltrowanie wszystkich kandydatów, którzy nie spełniają minimalnych wymagań.
Nie jest to jeszcze szczegółowa analiza, ale raczej przybliżona ocena profilu i portfolio dostawców w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria wykluczenia, ujawnionych informacji przez sprzedawcę i certyfikatów.
3) Analiza i ocena dostawców
Po dalszym ograniczeniu grupy kandydatów można dokładniej przyjrzeć się pozostałym dostawcom i dokonać bardziej precyzyjnej oceny trudności lub możliwości ewentualnej współpracy. Zasadniczo zawsze zaleca się połączenie ilościowych i jakościowych metod oceny.
Wskazówka: W każdym przypadku zebrane dane powinny być przechowywane w dobrze zorganizowany sposób. Czy to na liście w Excelu, z pomocą konkretnego narzędzia lub poprzez odpowiednią funkcję w systemie ERP.
Metody ilościowe
Metody ilościowe zazwyczaj obracają się wokół twardych liczb, a tym samym umożliwiają porównanie dostawców w oparciu o fakty. Przykładem może być analiza bilansu, analiza cena/koszt lub metoda wskaźnikowa.
Jednak oferty dostawców nie zawsze są porównywalne 1:1. A podejmowanie decyzji wyłącznie na podstawie kryteriów takich jak cena może prędzej czy później prowadzić do problemów.
Podczas gdy metody ilościowe pozwalają na bardziej obiektywne podejście, w przypadku metod jakościowych subiektywne odczucia odgrywają decydującą rolę i pozwalają na zadawanie pytań takich jak: W jakim stopniu argumenty dostawcy są rozstrzygające? Czy mamy wrażenie, że dostawca jest w stanie utrzymać standard jakości w dłuższej perspektywie? Jakie są osobiste odczucia dotyczące przyszłej współpracy?
Metody jakościowe
Jeśli metoda ilościowa nie prowadzi do jasnych wyników, można przeprowadzić nową, ale bardziej szczegółową analizę profilu i portfela. Może się jednak okazać, że kilku dostawców w równym stopniu spełnia wymagania.
Jeśli chcesz szczegółowo porównać poszczególnych dostawców, najlepszym sposobem na to jest analiza wartości użytkowej (metoda jakościowa) lub metoda punktowa, ponieważ możesz tutaj zdefiniować jasną wartość docelową. W tym miejscu do gry wkraczają kryteria jakościowe, które zostały wcześniej zdefiniowane podczas sporządzania listy kontrolnej.
-
Definicja listy kontrolnej / katalogu kryteriów (max. 8-10 kryteriów).
-
Ocena każdego kryterium według jego znaczenia (mnożniki) - przy czym wszystkie wartości procentowe muszą ostatecznie sumować się do 100%. (np. cena 20%, regionalność 15%, elastyczność 5% itd.)
-
Określenie wartości punktowej (1-10) dla każdego kryterium.
-
Obliczenie wartości punktowej każdego dostawcy według kryterium (pomnożenie wagi przez wartość punktową)
-
Podsumowanie do wyniku końcowego poprzez dodanie poszczególnych wartości
4) Wybór dostawcy
Ostatnim krokiem jest ocena wyników analizy. Jeśli sumiennie ją przeprowadzimy, można założyć, że kandydat z największą liczbą punktów najlepiej spełnia wymagania.
Załóżmy, że przeprowadzono analizę użyteczności: przyjmijmy ponadto, że 10 to najwyższa ocena, jaką można przyznać za kryterium, a waga procentowa wszystkich kryteriów wynosi 100%, wówczas maksymalna ocena, jaką może uzyskać dostawca, wynosi: 10 punktów. W ten sposób powstaje ranking sprzedawców, na podstawie którego można podjąć świadomą decyzję.
Z dostawcami, którzy osiągnęli ogólny wynik 8 lub więcej, zdecydowanie powinieneś współpracować lub rozszerzyć już istniejącą relację. Z wynikiem między 6 a 8, dostawca jest solidny i nic nie stoi na przeszkodzie dobrej kooperacji. Możesz jednak chcieć renegocjować, aby uzyskać lepsze warunki. Jeśli dostawca ma tylko 5 punktów lub mniej, jest to znak, aby zakończyć relacje biznesowe lub w ogóle ich nie nawiązywać. Chyba że masz pewność, że dostawca znacznie poprawi się w punktach, które są dla Ciebie ważne w najbliższej przyszłości.
Wybierając odpowiednich dostawców, należy zawsze pamiętać o wskazaniu kilku alternatywnych firm, aby mieć "w zanadrzu" zastępstwo na wypadek sytuacji awaryjnej. Zwłaszcza w przypadku ważnych artykułów, nigdy nie należy polegać tylko na jednym dostawcy. Co prawda prawie zawsze można uzyskać lepsze ceny i warunki, łącząc zamówienia, ale jednocześnie narażamy się na niebezpieczną zależność. Jeśli bowiem ten jeden dostawca zbankrutuje lub nie będzie w stanie dostarczyć towaru na czas z innych powodów, łańcuch dostaw może szybko stanąć w miejscu. Jeśli następnie musimy w pośpiechu zorganizować zastępstwo, zwykle nie mamy zbyt wiele swobody w negocjowaniu dobrych warunków i ostatecznie płacimy wysoką cenę za swój brak przezorności.
Z tego powodu należy zawsze mieć jednego dostawcę w rezerwie dla ważnych towarów i dwóch dla bardzo krytycznych artykułów, od których od czasu do czasu zamawia się ponownie, aby w nagłych przypadkach móc skorzystać z już istniejącej relacji biznesowej.