Smart Procurement » Inteligentne zaopatrzenie dla każdej firmy
Zakupy operacyjne i zaopatrzenie w materiały są złożone i wymagają znacznych zasobów pod względem czasu i personelu. Konieczna jest także sprawnie działająca logistyka oraz odpowiednie zarządzanie magazynem, aby zapewnić ciągłość łańcucha dostaw do klienta.
Skutecznym rozwiązaniem tego wyzwania jest eProcurement, czyli elektroniczne zaopatrzenie, a jeszcze precyzyjniej – Smart Procurement, czyli inteligentne zarządzanie zakupami.
To, co na początku brzmi dość skomplikowanie, często jest prostsze niż się spodziewano i oferuje znaczny potencjał oszczędności. eProcurement usprawnia i przyspiesza wszystkie procesy związane z zaopatrzeniem w materiały, optymalizując cały system zakupów.
Termin „eProcurement” może początkowo budzić niechęć wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Zwłaszcza jeśli niezbędne działania zakupowe były prowadzone w formie analogowej na papierze lub z listami Excela przez dziesięciolecia. Aby jednak przygotować się na przyszłość, także mniejsze przedsiębiorstwa powinny wdrożyć cyfrowe zarządzanie zakupami i inteligentne procesy zaopatrzeniowe.
Proces zaopatrzenia i zakupów w firmach często przebiega według ustalonych procedur. Obejmuje ona zarówno określenie zapotrzebowania, jak i złożenie wniosku o zakup i przetworzenie faktury.
W małych przedsiębiorstwach zazwyczaj jedna osoba odpowiada za cały proces zamówień. W większych firmach bierze w nim udział wielu pracowników oraz różne działy, co spowalnia proces zaopatrzenia i zwiększa ryzyko błędów.
Smart Procurement cyfryzuje cały proces zamówień, umożliwiając integrację i połączenie wszystkich zaangażowanych osób. Dzięki temu każdy uczestnik może natychmiast sprawdzić status zamówienia i łatwo je śledzić.
Automatyzacja rutynowych zadań znacząco ogranicza liczbę błędów popełnianych przez ludzi. Dane generowane w trakcie procesu zaopatrzenia pozwalają na analizę wzorców i trendów, co ułatwia podejmowanie trafnych decyzji.
Przejście na cyfrowy proces zamawiania oferuje znaczne korzyści w różnych obszarach:
Koszty
Ukierunkowana optymalizacja znacznie obniża koszty procesów zamawiania i magazynowania.
Wykorzystanie zasobów
Automatyzacja procesów i minimalizacja czasu realizacji prowadzą do maksymalnej wydajności.
Przejrzystość
Dane dotyczące dostawców, ilości zamówień, cen, warunków i terminów dostaw są dostępne przez cały czas.
Planowanie budżetu
Zamawianie zorientowane na popyt zmniejsza koszty magazynowania i ułatwia planowanie budżetu firmy.
Zapewnienie jakości
Zapewnienie wymaganej jakości produktów i usług na najlepszych możliwych warunkach.
Minimalizacja ryzyka
Zebrane dane dotyczące zamówień służą jako podstawa do rozpoznawania i unikania ryzyka związanego z łańcuchem dostaw.
Smart Procurement dzięki sztucznej inteligencji
Smart Procurement to niezwykle skuteczne rozwiązanie, które szczególnie w zakupach operacyjnych pozwala na znaczące oszczędności.
Jednak w dynamicznie zmieniającym się rynku trudno zachować pełen obraz sytuacji. Ilość danych, które należy analizować, rośnie w błyskawicznym tempie, co utrudnia uzyskanie precyzyjnych i wartościowych wyników.
Aby Smart Procurement działał naprawdę inteligentnie, warto połączyć go ze sztuczną inteligencją. Dzięki temu łatwiej osiągnąć kluczowe cele i skorzystać z dodatkowych korzyści, jakie daje wsparcie AI.
Automatyczne uruchamianie procesu zamówienia po przekroczeniu minimalnego poziomu zapasów to standardowa praktyka stosowana od dawna. Technicznie można to wdrożyć bez większego wysiłku. Jednak sztuczna inteligencja (AI) i jej zaawansowane algorytmy oferują znacznie więcej możliwości. Pokażemy kilka z nich.
Automatyzacja
Wszechstronne algorytmy sztucznej inteligencji umożliwiają automatyzację nawet złożonych i rozległych zadań związanych z zamawianiem. A to przekłada się na znaczną oszczędność czasu i kosztów.
Analiza danych
Z pomocą sztucznej inteligencji możliwe jest również analizowanie dużych ilości danych w czasie rzeczywistym. Ułatwia to rozpoznawanie wzorców lub anomalii, dzięki czemu można w porę podjąć odpowiednie działania.
Modele prognozowania
W oparciu o bieżące i historyczne dane, sztuczna inteligencja może określić przyszłe trendy i tendencje w zaopatrzeniu. W rezultacie można uniknąć potencjalnych wąskich gardeł w dostawach.
Funkcje wyszukiwania
Funkcje wyszukiwania wspierane przez AI umożliwiają natychmiastowe znajdowanie produktów i usług. Dzięki temu czasochłonne procesy zakupowe stają się szybsze i bardziej wydajne.
Optymalizacja cen
Analiza i porównanie danych cenowych zapewnia kompleksowy przegląd zakresu, w jakim obecnie stosowane ceny są akceptowalne lub wymagają renegocjacji.
Przejrzystość
Cyfryzacja w zakupach generuje ilości danych, które mogą szybko stać się mylące. Sztuczna inteligencja umożliwia prezentację informacji w uporządkowany i przejrzysty sposób.
Podsumowując, można powiedzieć, że przejście na Smart Procure przynosi wymierne korzyści wielu dużym i małym firmom. Jednak ogromny potencjał oferowany przez Smart Procure może być w pełni wykorzystany tylko w połączeniu ze sztuczną inteligencją.
Cyfryzacja procesów zaopatrzeniowych niesie nie tylko korzyści i oszczędności, ale także zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem. Globalna sieć powiązań między firmami i dostawcami ułatwia cyberprzestępcom ataki, zwłaszcza gdy systemy mają niezaszyfrowane interfejsy lub słabe mechanizmy uwierzytelniania. Przetwarzanie wrażliwych danych, takich jak klauzule umowne, warunki dostaw, ceny, ilości i specyfikacje techniczne, dodatkowo zwiększa ryzyko, ponieważ tego rodzaju informacje często stają się celem hakerów.
Do najważniejszych środków należą:
- Niezawodne szyfrowanie danych.
- Regularne kontrole bezpieczeństwa i testy sprawdzające.
- Szkolenia pracowników na temat świadomości cybernetycznej.
- Korzystanie z rozwiązań bezpieczeństwa, takich jak zapory ogniowe, skanery antywirusowe i systemy wykrywania włamań.
- Bezpieczna konfiguracja systemów eProcurement i aplikacji eProcurement.
- Regularne tworzenie kopii zapasowych danych.
- Opracowanie i wdrożenie planu reagowania na incydenty (np. w oparciu o ISO 27001).
Transformacja cyfrowa,nie jest już domeną wyłącznie globalnych koncernów i dużych firm. Również małe i średnie przedsiębiorstwa powinny aktywnie wdrażać rozwiązania cyfrowe. Inteligentne zamówienia elektroniczne (Smart Procurement) stanowią kluczowy krok w tym kierunku.
Sztuczna inteligencja otwiera zupełnie nowe możliwości, wykraczające poza dotychczasowe oczekiwania. Coraz większą rolę odgrywa analiza predykcyjna (Predictive Analytics), która na podstawie danych historycznych i modeli matematycznych pozwala precyzyjnie prognozować przyszłe zdarzenia. W efekcie zakupy mogą przebiegać w pełni autonomicznie, dostosowując się do aktualnych potrzeb.
Aby utrzymać konkurencyjność i maksymalizować efektywność wewnętrznych procesów, firmy muszą nieustannie rozwijać swoje rozwiązania i wdrażać innowacje.
Omówione wcześniej zagadnienia dotyczące Smart Procurement są istotne, ale mogą wydawać się zbyt teoretyczne. Dlatego chcemy przedstawić ten temat w bardziej praktyczny i obrazowy sposób, wykorzystując Conrad Smart Procure.
Conrad Smart Procure (CSP) to rozwiązanie eProcurement opracowane przez Conrad Electronic specjalnie dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Koncentruje się ono na cyfryzacji i automatyzacji procesów zakupowych, które dotychczas były realizowane w sposób tradycyjny. W wielu firmach, instytucjach i urzędach brakuje systemu ERP do planowania zasobów oraz cyfrowego oprogramowania do składania zamówień.
CSP działa na istniejących firmowych komputerach, laptopach, tabletach i smartfonach. W rezultacie nie trzeba dokonywać kosztownych inwestycji w sprzęt, oprogramowanie lub systemy IT, aby wykorzystać zalety Conrad Smart Procure.
Aby skorzystać z Conrad Smart Procure, należy najpierw skontaktować się z nami. W tym celu przygotowaliśmy specjalny formularz, w którym można podać dane osobowe oraz wybrać odpowiednie rozwiązanie E-Procurement. Oprócz Conrad Smart Procure, przeznaczonego dla firm bez własnego oprogramowania zakupowego, oferujemy także inne rozwiązania zakupowe. Po otrzymaniu zgłoszenia nasi eksperci skontaktują się z Państwem. Podczas rozmowy omówią kluczowe kwestie, takie jak ograniczenia asortymentowe, adresy dostawy i fakturowania. Ustalą również role i uprawnienia poszczególnych użytkowników.
Definiowanie użytkownika
W ramach rozwiązania Conrad Smart Procure istnieją trzy różne grupy użytkowników:
Administrator:
Administrator może tworzyć różnych użytkowników, przypisywać budżety, definiować adresy dostawy i ma dostęp do ustawień.
Osoba zatwierdzająca:
W razie potrzeby osoby zatwierdzające zwalniają zamówienia użytkowników, które przekraczają budżet danego użytkownika.
Użytkownik:
Użytkownicy mogą niezależnie składać zamówienia i inicjować dostawy w ramach swoich limitów budżetowych.
Oprócz indywidualnych użytkowników można również tworzyć dowolne grupy użytkowników z własnymi uprawnieniami i jasno określoną grupą osób (np. dział zakupów).
Na podstawie tych indywidualnych konsultacji utworzyliśmy sklep OCI dla naszych klientów korporacyjnych, który jest niezbędny do korzystania ze Smart Procure.
OCI jest skrótem od Open Catalog Interface i jest znormalizowanym interfejsem do elektronicznej wymiany danych katalogowych.
Konfiguracja sklepu OCI
OCI-Shop jest precyzyjnie dopasowany do potrzeb i wymagań firm, które z niego korzystają. Jego interfejs bazuje na sklepie internetowym Conrad, dzięki czemu jest intuicyjny w użyciu.
W OCI-Shopie dostępne są wyłącznie wcześniej określone grupy produktów, istotne dla procesu zakupowego. Użytkownicy mogą przeglądać i dodawać wybrane produkty do koszyka, jak w standardowym sklepie
Po zatwierdzeniu koszyka system Smart Procure automatycznie przejmuje dane dotyczące wybranych artykułów.
Rzeczywiste zamawianie produktów lub wszelkie niezbędne zatwierdzenia są przeprowadzane zgodnie ze specyfikacjami operacyjnymi w systemie Smart Procure.
Zrzut ekranu z przeglądem zamówienia
Jak zostało już wspomniane, rozwiązania Smart Procurement oferują szeroki zakres korzyści. Korzystając z Conrad Smart Procure, małe i średnie przedsiębiorstwa, firmy, organizacje i firmy mogą również cieszyć się szeroką gamą dodatkowych korzyści. Podsumowaliśmy dla Ciebie najważniejsze fakty:
Dostęp i koszty:
- Połączenie z systemem przez przeglądarkę
- Brak dodatkowych kosztów / opłat
- Brak opłat licencyjnych
- Dostęp 24/7 do gamy produktów Conrad
- Wyświetlanie dostępności w czasie rzeczywistym
Elastyczność i kontrola:
- Konfigurowalne konta i autoryzacje
- Elastyczne adresy dostawy
- Zdefiniowane grupy produktów
- Limity budżetowe
- Przejrzysty przegląd zamówień
Wydajność i automatyzacja:
- Zautomatyzowane przetwarzanie faktur
- Kompleksowe statystyki i analizy
- Niższe koszty zaopatrzenia
- Szybka reakcja w razie potrzeby
Wniosek o dostęp do Conrad Smart Procure
Możesz poprosić o dostęp do Conrad Smart Procure za pomocą zaledwie jednego kliknięcia.
Conrad Smart Procure dostęp testowy
Niezdecydowani klienci mogą w razie potrzeby otrzymać dostęp testowy. Firmy zyskują w ten sposób możliwość sprawdzenia wszystkich procesów zamówień, łącznie z uprawnieniami, przy użyciu testowego katalogu. Pracownicy uczą się obsługi systemu i organizacji zakupów w praktyce. Już na tym etapie szybko dostrzegają zalety rozwiązania eProcurement opartego na przeglądarce oraz oszczędność czasu. Gdy procesy zamówień i zatwierdzania działają sprawnie, można płynnie przejść z wersji testowej na system produkcyjny.